Stabilnost strukture kartoteke izravno utječe na sigurnost tijekom uporabe. Sljedeća područja treba redovito pregledavati:
1. Sustav tračnica: Za ormare s ladicama vodilice održavajte čistima. Povremeno ih podmažite grafitnim prahom; izbjegavajte maziva-na bazi ulja jer privlače prašinu.
2. Sustav zaključavanja: Redovito podmažite cilindar brave posebnim grafitnim prahom kako biste osigurali glatko umetanje i uklanjanje ključa. Ako je bravom teško upravljati, nemojte je forsirati; umjesto toga, neka ga stručnjak pregleda i popravi.
3. Šarke: jednom godišnje provjerite zategnutost šarki vrata ormarića i odmah pritegnite sve labave vijke.
4. Ručke i poteznice: Provjerite jesu li čvrsto pričvršćene i odmah ih zategnite ako se otkrije bilo kakva labavost.
Obratite posebnu pozornost da ne prekoračite nazivnu nosivost ormara za dokumente. Preopterećenje može uzrokovati deformaciju polica i oštećenje tračnica. Kada podešavate visinu police, slijedite upute u priručniku i osigurajte da stezaljke police potpuno sjede u utore.